6 – Erros que as empresas cometem ao armazenar seus documentos

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6 – Erros que as empresas cometem ao armazenar seus documentos

 

Armazenar diferentes documentos, que abordam diversos assuntos pode ser uma tarefa um pouco mais complicada do que parece. Alguns dos erros que as empresas cometem ao armazenarem seus documentos podem parecer banais, mas são mais comuns do que parece.

Possuir uma gestão de documentos organizada e eficaz, irá facilitar o momento de encontrar com mais rapidez uma determinada informação que pode ser importante para a tomada de uma decisão, além de ajudar a nunca perder informações e dados relevantes e, principalmente ajuda a não causar confusão quando o assunto são os pagamentos para vencer.

Infelizmente, essa gestão dos documentos nem sempre é efetuada com sucesso, e acaba ocasionando nos erros que as empresas cometem ao armazenarem seus documentos mais comuns e que poderiam ser evitados.

Não possuir cópias de backup

Um dos erros que as empresas cometem ao armazenarem seus documentos é o de não possuírem cópias de segurança dos arquivos.

Parece impossível, mas não é. Afinal, acidentes acontecem. Com isso, é muito importante prestar a atenção nessa regra básica. Ao fazer um documento, por exemplo, além de salvar no sistema é essencial possuir uma segunda – terceira, quarta, quinta – cópia para colocar no backup.

Uma dica é dar uma olhada semanalmente para ver se todos os arquivos possuem a cópia de segurança.

Armazenar arquivos de forma desorganizada

Outro erro está na hora de organizar os arquivos quando armazenados. Organização é a regra do negócio. Deixar os documentos bagunçados é um dos erros que as empresas cometem ao armazenarem seus documentos.

É muito importante ter a consciência de onde estão cada arquivo, seja no computador ou no papel. Uma ótima dica para documentos impressos, é criar versões digitais para todos esses arquivos. Dessa forma serão evitadas algumas dores de cabeça como, por exemplo, receber uma multa por não encontrar uma determinada licença ou documento antes de uma reunião.

Deixar de sincronizar os dados

Outro fator importante ao armazenar os documentos é se certificar que os arquivos estão sincronizados em mais de um lugar. Manter os arquivos em apenas um computador é um dos erros que as empresas cometem ao armazenarem seus documentos.

A dica é armazenar em mais de um lugar os arquivos, para se caso ocorra algum problema com a máquina, as informações poderão ser recuperadas. Portanto, sincronizar com outras máquinas é uma forma de evitar este erro.

Deixar de pagar dentro da data

Um dos erros que as empresas cometem ao armazenarem seus documentos é na questão do não cumprimento de compromissos e, principalmente, no momento em que deixa de pagar as notas e contas, e até mesmo multas e juros.

Esse tipo de ação cria uma imagem negativa da empresa e a má fama. A dica é estar sempre com tudo organizado e deixar lembretes para não esquecer de assuntos tão importantes como esses.

Não proteger documentos confidenciais

Não manter seguro os documentos e arquivos confidenciais é problema na certa. Portanto, é essencial cuidar de quem acessa determinados arquivos da empresa. Uma dica é usar senhas ou permissões para que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos.

Esquecer a exatidão

Exatidão no momento de armazenar um documento é um fator comum de se esquecer ou cometer confusão. Categorizar, inserir detalhes ou dados específicos que tenham relação com o assunto que o arquivo trata, é uma ótima maneira de não resultar em uma confusão ao procurar determinado documento.

Esses foram os 6 erros que as empresas cometem ao armazenarem seus documentos e que muitas vezes por mais que sejam básicos, são esquecidos. Portanto, para ter uma maior segurança de documentos da empresa é preciso ter organização e responsabilidade.